news.logo

Nyheter

Inga aktuella händelser

2020-04-28

Expertråd: Två faktorer i lyckad kriskommunikation

I vårt förra nyhetsbrev tog vi upp hur Norrtälje kommun lyckats nå ut bättre än någon annan av de kommuner vi granskat, och vilka faktorer de upplever har varit avgörande för deras framgång. Som vi kunde se spelade proaktivitet en stor roll, samtidigt som vi kunde konstatera att det aldrig är för sent att börja vara proaktiv.

En av offentliga Sveriges största utmaningar just nu

Fredrik Lindh, webbchef på Norrtälje kommun, tog även upp en annan faktor som han menade är väldigt viktig: uthållighet. I denna åsikt får han medhåll från Sveriges krisinformationsexperter:

Nyligen träffade Vizzit i ett sammanhang en av Sveriges mer namnkunniga experter inom krishantering. Vi passade på att fråga hur han såg på den rådande krisen, och vilka rekommendationer han hade att ge.

En del av problemet med att hantera denna pandemi, menade han, är att detta inte är en ”vanlig” kris. En ”vanlig” kris är ofta väldigt intensiv, och har en kortare varaktighet, samt är oftast ett resultat av interna faktorer. En intern faktor kan vara t.ex. att en anställd eller ledare medvetet döljer viktig information eller oegentligheter. Det Sverige just nu genomgår är något betydligt mer utdraget, och framför allt som ett resultat av en extern faktor, vilket gör det mer svårhanterat.

Vi frågade vilka faktorer som är viktigast inom kriskommunikation, och svaret var tydligt och omedelbart: Närvaro och uthållighet. Närvaro innebär i det här fallet att vara lyhörd för de frågeställningar och funderingar som finns bland ens besökare och kunder. Att lyfta dessa frågor, och visa att man tydligt förstår besökarnas behov.

Uthållighet, däremot, är avgörande för att bekämpa den ”krisinformationströtthet” som uppvisas i vissa organisationer just nu. Många tänker att ”De flesta vet vad Covid-19 är vid det här laget, och det finns inte så mycket nytt att säga på en daglig basis”, och tystnar i väntan på ny information att delge.

Men detta skapar förvirring och osäkerhet hos besökare till organisations webbplats. Det är viktigt, påtalade vår kontakt, att man fortsätter hålla sina besökare och kunder uppdaterade, även när det inte finns något nytt att säga. Att visa att man fortfarande är aktiv och att informationen man publicerat fortfarande är aktuell.

Vad ska prioriteras?

Vi kan inte annat än att hålla med om vikten av att vara uthållig. Framför allt er huvudsida för coronainformation bör uppdateras dagligen. Lägg information om att detta har skett längst upp på sidan i fråga, där alla kan se den.

Men vilka delar av webbplatsen ska ni prioritera sedan? Vi har sagt det tidigare: er statistik är ett enormt stöd i detta arbete. Titta på vilka sidor som besöks mest. Vilka teman och områden får mest trafik? Vilka frågor och artiklar klickar besökarna på oftast? Detta hjälper er att identifiera områden som är och kommer vara viktiga för era besökare framöver.

Lyssna även på er kundtjänst. Är det vissa frågor som är återkommande, eller kan ni se nya mönster i vad era kunder efterfrågar? Se till att svaren på dessa frågor finns tydligt tillgängliga på er webbplats. Genom att prioritera dessa områden kommer ni nå fler besökare, och dessutom få ut mer av era resurser.

En "minianalys" kan vara till hjälp

Sedan coronakrisen började har vi hjälpt ett antal av våra kunder med s.k. minianalyser; analyser som tar ett ”coronaperspektiv” på trafiken på er webbplats sedan pandemin blev ett faktum. Analysen resulterar i en rapport som visar hur er webbplats har presterat, vilka delar som varit mest populära, och innehåller enklare tips och råd på hur ni kan nå fler personer med er krisinformation. Leverans sker inom två till tre dagar efter beställning. Hör av er så berättar vi mer!

Berätta hur ni har gjort!

Vi vill gärna höra mer om vilka strategier och arbetssätt som har fungerat bra för er! Dela med er av era erfarenheter till info@vizzit.se. Ni förblir självklart anonyma, så länge ni inte föredrar annat. Ni kan även ringa oss på 08 545 888 60. Vi ser fram emot att få ta del av era tips och råd!

Med vänliga hälsningar,

Vizzit
Make your website happy

2020-04-23

Hur man kommunicerar i kristider: Norrtälje kommun

Denna text är producerad i samråd och samtycke med Norrtälje kommun. 

I vår förra kommunikation utlovade vi tips på hur man lägger upp en proaktiv plan. Det är precis det vi kommer erbjuda, men vi kommer göra det på ett lite annorlunda sätt. 

Kommunen som stack ut

Som ni vet så bevakar Vizzit konstant trender i webbdelen av offentliga Sverige. Vi har flera gånger diskuterat hur coronapandemin har lett till en markant ökning i trafik hos offentliga organisationer. Men i vår granskning så var det en kommun som stack ut: Norrtälje kommun. 

Där andra kommuner hade en ökning i trafik på mellan 15 – 30 %, så hade Norrtälje kommuns trafikmängd ökat med över 80 %. Vi både dubbel- och trippelkollade siffrorna. Stämde det verkligen? Det verkade helt otroligt. Men varje analys ledde till samma slutsats: På något sätt hade Norrtälje nästan dubblat sin trafik. 

Vizzit och Norrtälje kommun har ett gott samarbete, så vi valde att ta upp frågan. Vad hade de gjort som fick dem att sticka ut jämfört med många av landets andra offentliga organisationer? 

Proaktivitet och planering: Hur Norrtälje bemötte en pandemi

Norrtälje kommuns framgång kan sammanfattas med tre ord: Proaktivitet, planering, kommunikation. Redan i januari började man kommunicera till sina medborgare om coronaviruset. Man skapade en sida på sin webbplats där man samlade all information, och hänvisade undrande dit. 

En av de största framgångsfaktorerna för Norrtälje kommun har varit den tydliga och kontinuerliga kommunikationen på webbplatsen. Man publicerar den senaste informationen om viruset på sin webbplats, kl. 16.00 varje dag, sju dagar i veckan. Det har man gjort sedan i mitten av februari, och fortsatt göra sedan dess. Man har även löpande haft interna dialoger mellan avdelningar, och tillsatte tidigt en kriskommunikationsgrupp för att hantera både strategiska och operativa insatser. Allt för att medborgarna skulle känna sig trygga. 

På kommunen konstaterar man att en stor anledning att man nått så pass positiva resultat är just för att man haft god intern kommunikation. Kommunikationsavdelning, kriskommunikationsgruppen, kommunledningen, och trygghets- och säkerhetskontoret har alla spelat en betydande roll i detta samarbete. Gemensamt har man haft en plan för hur man ska hantera utvecklingen i kommunen, och proaktivt planerat för olika scenarier. 

Tips och råd: Vad vi kan lära oss från Norrtäljes exempel

Det finns ingen anledning att vänta med att införliva förbättringar i sin egen verksamhet. Ni kan börja arbeta proaktivt redan här och nu. Så vilka lärdomar kan vi ta med oss från Norrtälje?

  1. Kommunicera klart och tydligt, och regelbundet, både internt och till era besökare. Regelbunden kommunikation skapar tillit. 
  2. Var medvetna om vilka möjligheter ni har att kommunicera. Norrtälje kommun använde sig av både SMS-utskick, marknadsföring på Facebook, nyhetsbrev, annonsering i lokala medier och på digitala skärmar. Ni är inte bundna till att endast kommunicera via er webbplats. 
  3. Skapa en plan för hur ni ska arbeta nu och framöver. Planera för troliga scenarier, och informera internt om dessa. Se till att alla berörda parter vet vad som gäller, eller var de kan hitta relevant information. 
  4. Samarbeta med andra organisationer. Norrtälje startade ”Norrtälje hjälper” för att samordna hjälp och hjälpinsatser i kommunen. Det finns garanterat lokala och nationella initiativ som har samma intressen som ni. Tillsammans kan ni göra mer. 
  5. Följ upp era besökssiffror kontinuerligt. Genom att se vilka sidor som får mest besök så kan ni anpassa ert arbete; både för att styra besökare dit ni vill att de ska hamna, men även för att förstå vilka frågor som är mest populära. 

Vad är nästa steg?

Det inte för sent att redan nu börja arbeta proaktivt. Lägg upp planer för vad ni kommer behöva göra om situationen i samhället förändras. Om vi börjar öppna upp, eller om vi rentav behöver stänga ner Sverige ytterligare, hur påverkar det er verksamhet och era besökare? Utgå från dessa frågeställningar och planera därefter. 

Som vi diskuterade förra gången så vill fler och fler besökare till offentliga webbplatser just nu veta vad som händer härnäst. Vad blir nästa steg? Genom att lägga upp en plan av den typen som vi rekommenderar här så kommer ni kunna ge dem svar allt eftersom att vi ser åt vilket håll trenden i samhället, både nationellt och lokalt, går. 

Använd även den information som ni redan har. Er insamlade besöksdata säger en hel del om vad era besökare efterfrågar och fokuserar på. Är era besökare mer intresserade av skolgång, företagsverksamhet eller sociala samlingsplatser? Oavsett så kommer en löpande granskning av besöksdata hjälpa er att skräddarsy informationen som ni delger efter de områden som intresserar era besökare mest. 

Lägg grunden för framtiden redan idag

Vi får hoppas att den rådande pandemin kommer vara den största, och enda, krisen vi behöver erfara i denna generation. Men det är genom att införliva de lärdomar ni tar med er nu i ert pågående krisplaneringsarbete som ni kan se till att ni rustade för förändring. Det gäller både här och nu, samt när ni behöver det nästa gång. På så sätt kan ni hjälpa flest medborgare nästa gång det behövs, och etablera den tillit som både ni och era besökare eftertraktar.

För att hjälpa er i ert arbete, så delar Norrtälje kommun med sig av några reflektioner och tips från deras arbete med kriskommunikation på webben:

  • ”Vi har lutat oss mot tidigare erfarenheter och vanligt webbförnuft om att det ska vara lätt att hitta och lätt att förstå informationen. Sociala medier, lokala medier och SMS är effektiva sätt att få räckvidd. Jag vill slå ett slag för uthålligheten: ge inte upp för att det går trögt i början. Håll fast vid huvudbudskapen och hänvisa till en samlingsplats, för att skapa förtroende och kontinuitet. Det ska inte vara någon tvekan om var man hittar tillförlitlig, uppdaterad information”, säger Fredrik Lindh, webbchef på Norrtälje kommun.

En viktig del av uthålligheten är ett väl fungerande samarbete inom kommunen, samt samverkan med andra organisationer. I Norrtälje kommun har man ett samarbete med Kommunalförbundet för Sjukvård och omsorg, och Samverkan Stockholmsregionen.

  • ”När många pratar om webben internt sprider sig kunskapen även externt. Vi har även lärt oss från tidigare kriser, där webbredaktörer och kommunikatörer haft viktiga roller. Vi har en kommunikationsstrateg som är specialiserad på kriskommunikation. En annan framgångsfaktor är att kommunledningen och trygghets- och säkerhetskontoret redan från start satte kommunikation högt på agendan”, säger Fredrik Lindh.
 

Har ni frågor, funderingar eller feedback? Tveka inte att kontakta oss på info@vizzit.se, eller på 08 545 888 60!

Med vänliga hälsningar,

Vizzit
Make your website happy

2020-03-25

Coronaviruset: Så kan vi hjälpa er

Vi är alla just nu mitt uppe i en situation som kan visa sig vara vår generations största prövning. Vi vet också att många av er inte har tid till annat än krishantering för tillfället. Just därför vill vi hjälpa er om vi kan.

Besökare vill ha lokal information

Samtidigt som man tar del av nationell information om coronaviruset, har vi sett att många även vill ha regional, och framför allt lokal information om vad som gäller. Man vill veta vad som händer där man bor, och vad det innebär för den enskilde invånaren i en kommun eller region; kommer skolorna stängas, är återvinningscentralen öppen, kan jag fortfarande besöka socialtjänsten?

Många lyckas inte nå sina besökare

Vi har gjort ett större antal stickprov bland våra kommunala och regionkunders webbplatser. Tyvärr har vi kunnat konstatera att ett flertal av dessa har lyckats mindre bra med att tillhandahålla den information som besökare efterfrågar, samtidigt som andra aktörer haft större framgång.

Vi rekommenderar därför att ni genomför regelbundna kontroller av statistiken på er webbplats. Detta kommer hjälpa er att snabbt identifiera om er information når ut. Får ni fram de siffror som ni förväntar er?

Såhär kan vi hjälpa till

Om ni är osäkra på den information ni får ut, hör av er till oss. Vi kan bistå er med tips och råd som kan vara till hjälp i ert arbete. Dessutom kan vi tillhandahålla exempel på lösningar som vi har sett har haft en positiv effekt på andra webbplatser.

Vizzits kontor är bemannat varje vardag, kl. 8 – 17, och ni når oss på 08 545 888 60. Om ni föredrar att maila så kan ni med fördel skicka frågor och funderingar till support@vizzit.se. Tveka inte att höra av er!

Mer information och tips kommer framöver

För att stötta er i ert arbete kommer vi att löpande övervaka och analysera svenska kommuners och regioners webbplatser, och hålla er informerade allteftersom att vi får fram ny information som kan vara av intresse för er.

Ta hand om er, och hör av er om vi kan hjälpa till.

Med vänliga hälsningar,

Vizzit
Make your website happy

2018-10-02

Vizzit bloggar om branschen

blog-teaser

Som ett svar på en ökande mängd förfrågningar av Vizzits kunder att få veta mer om branschtrender, tips på analys- och arbetsmetoder, och aktuella händelser som kan komma att påverka industrin, kommer Vizzit inom kort att lansera sin nya branschblogg via hemsidan på www.vizzit.se.

Bloggen kommer ta upp branschaktuella ämnen, diskutera trender och deras påverkan på analystänket, innehålla små guider med tips, tricks, och tankesätt som kan förenkla redaktionellt och analysarbete, samt diskutera förändringar som ligger på horisonten. Bloggen kommer även behandla vanligt förekommande frågeställningar från våra kunder, och berätta mer om hur vi på Vizzit ser på branschen och dess utveckling.

Håll ett öga på hemsidan den närmaste tiden om du är nyfiken på att få veta mer!

2017-11-01

Vizzits verktyg och GDPR

GDPR

Vi har fått många frågor kring våra verktyg och GDPR, framförallt gällande vårt statistik/analys -verktyg. Uppfyller våra verktyg kommande lagkrav som GDPR ställer? Svaret på den frågan är JA! Viktigt att poängtera att ni som kund äger all data som vi samlar in och ingen data delas med tredje part. Ni har också möjlighet att anonymisera delar av den data som skickas över till oss. Och all data sparas på Vizzits egna servrar i Sverige.

Har du/ni några fler frågor runt GDPR, går det bra att nå oss på info@vizzit.se eller tel.+46 8 545 888 60.