Jul och nyår har passerat, och vi tar nu de första stegen in i det nya året. Med det kommer även årets förmodligen mest efterfrågade rapport: årsrapporten, rapporten som ska berätta hur det gått för webbplatsen det senaste året. Vissa vill även se hur arbetet hos redaktörer och innehållsansvariga gått, och lämna över rapporter till chefer, ledning, styrelse eller CIO inför bokslut. Många hör av sig till oss och vill ha hjälp med vad man ska tänka på och ha med i rapporten, så i år vill vi dela med oss av lite tips och råd till alla våra läsare. Så utan vidare omsvep: Nu kör vi!

En rapport byggd på dessa råd kommer innehålla det mesta du behöver, även om den inte nödvändigtvis är perfekt. Dessa tips och råd kan användas som en 7-punkters checklista:

Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje punkt:

1. Vad är rapportens syfte och målgrupp?
   Dessa två frågor bör du ställa dig innan du börjar skriva: Vad är syftet/målet med rapporten, och vem/vilka är rapportmottagarna? Var koncis, och fokusera på läsarens situation.
2. Inled rapporten med en sammanfattning
   Inled rapporten med en kort sammanfattning av dess resultat. Har ni mål uppsatta, presentera även dem här.
3. Använd de tre viktigaste nyckeltalen
   Det finns tre nyckeltal som är mest centrala för att bedöma hur en webbplats presterar: sidvisningar, besök, samt ensidesbesök:
   
   Sidvisningar visar webbplatsens trafikvolym, och gör det lätt att se förändringar i hur välbesökt sidan är. Detta nyckeltal bör användas tillsammans med nyckeltalet besök.
   
   Besök visar hur många gånger er webbplats blivit besökt under den givna perioden. Vi rekommenderar att man jämför trender för sidvisningar och besök, då sidan kan ha haft färre sidvisningar men fler besök, eller vice versa.
   
   Ensidesbesök anger hur många av de som besökt er webbplats som endast tittat på en enda sida, och sedan lämnat webbplatsen. Ensidesbesök kan vara både positiva och negativa, beroende på orsak och vilka sidor som besökts.
   
   
   Tips och råd
   
   Undvik att använda nyckeltalet ”unika besökare”, då sättet det mäts på är oerhört opålitligt, vilket gör det missvisande som nyckeltal.
   
   Ett tips är att inkludera en nyckeltalstabell för den aktuella perioden, som ger läsaren en överskådlig bild av förändringar i besöksbeteenden under det gångna året.
   
   
4. Sätt siffror i sammanhang och redogör för trender
   Genom att presentera siffror i ett sammanhang med tillhörande utveckling (t.ex. ”Vi hade 83 741 besök förra året, jämfört med 74 489 besök året dessförinnan, en positiv utveckling på +12 %), blir det tydligt för läsaren hur hemsidan presenterat under den aktuella perioden, samt att det bidrar till en inblick i pågående trender. Du kan med fördel även tydliggöra trender och utveckling genom grafik, t.ex. som stapeldiagram med en månatlig nedbrytning.
5. Mer fokus på affärskritiska sidor, mindre fokus på startsidan
   Cirka 70 % av besökare till en webbplats kommer inte via startsidan, utan anländer direkt till undersidor. Därför rekommenderar vi att ni fokuserar på era affärskritiska sidor. Om trafiken till webbplatsen som sådan minskat, men de affärskritiska sidorna fått ökad trafik, så kan det vara en positiv trend även om den övergripande statistiken kan tyckas negativ. Vi rekommenderar även att man följer upp affärskritiska sidor kontinuerligt under året.
6. Viktiga händelser och påverkansfaktorer
   Ta upp viktiga händelser och faktorer som kan komma att påverka statistiken för det gångna året. Dessa kan delas in i två områden:
   
   Externa faktorer
   Externa faktorer är de som kommer utifrån, som organisationen inte har någon påverkan på. Exempel på externa faktorer är:
   
   
   • Ändrad sökbarhet via t.ex. Google, som resultat av större förändringar på webbplatsen.
   • Säsongsbaserat besöksbeteende. Detta går ofta att förutse, men vissa faktorer kan komma att påverka detta (t.ex. en ovanligt varm sommar).
   Interna faktorer
   Interna faktorer är förändringar som skett från er sida och som påverkar besöksstatistiken. Exempel på interna faktorer är:
   
   
   • Ändrat antal dokument på sidan (kan leda till ändrat antal besök, vilket inte måste vara negativt).
   • Ombyggnad eller större förändringar av webbplatsens utseende eller innehåll. Inkluderar ofta ett förändrat antal sidor på webbplatsen. Detta kan vara ett resultat av externa faktorer såsom lagändringar (t.ex. GDPR).
   • Lansering av nya tjänster och funktioner.
7. Knyt ihop rapporten
   Knyt ihop rapporten med slutsatser. Till skillnad från sammanfattningen i inledningen kan du här med fördel motivera och förklara de slutsatser som presenteras. Har ni mål för webbplatsen, inkludera dem här och redogör för deras uppfyllelse och vilka faktorer som påverkat dessa.

Vårt sista, och kanske viktigaste, råd till dig som ska sammanställa en årsrapport är: låt inte årsrapporten vara din enda rapport. Arbeta kontinuerligt med era siffror under årets gång; gör löpande uppföljningar och granskningar av hur er webbplats mår. Detta gör det lättare för dig att följa upp insatser med redaktörer och överordnade, men ger dig även mer underlag när det är dags för årsrapporten. Det blir då enklare att inkludera tillfälliga faktorer som kan ha påverkat er statistik, men som kan vara svåra att dra sig till minnes upp till ett år efter att de uppstod.

Har du några tips och råd för hur man skriver en bra årsrapport som du vill dela med dig av? Har du några frågor på de rekommendationer vi gett ovan, eller något annat du vill dela med dig av? Skriv gärna en kommentar i kommentarsfältet nedan, eller maila oss på info@vizzit.se!